一、依據督導各級人民團體實施辦法第4條及第5條︰「人民團體應於召開會員大會15日前,將會議種類、時間、地點連同議程及會員名冊報請主管機關備查。」
二、會員大會閉會後(三十天內)核備需檢具之資料(各一式兩份)
1.會員大會會議紀錄(詳列應出席人數(親自及委託出席人數)、選舉理事及監事得票數、簽到簿)
2.大會手冊(含年度工作報告、年度工作計劃、收支預算表、收支決算表)
3.第一次理事、監事會議記錄(含選舉常務理事、理事長、常務監事過程及得票數)
4.人民團體組織報告表