桃園縣政府公文時效管制及稽催檢核作業要點

            中華民國九十一年一月九日桃園縣政府第三九八次主管會議通過

一、桃園縣政府（以下簡稱本府），為落實文書流程管理，提升行政效率，特依據行政院頒「文書處理手冊」、「文書流程管理手冊」規定，訂定本要點。

二、本要點適用範圍：本府及所屬各機關。

三、各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依左列規定：

（一）一般公文：

１．最速件：一日。

２．速件：三日。

３．普通件：六日。

４．會辦文件：送會單位應按速別卷宗「最速件一小時」、「速件二小時」、「普通件四小時」之時限遞送；受會單位應按速別卷宗「最速件隨到隨辦」、「速件一日」、「普通件三日」之時限辦理。

５．限期公文：

（１）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。

（２）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文 得以普通件處理時限辦理。

（３）變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。

（二）專案管制案件：依本府主任秘書（或以上之長官）批准之時限辦理。

（三）人民申請案件：依「本府暨所屬各機關處理人民申請案件項目暨限表」規定期限處理。

（四）人民陳情案件：除法令另訂有時限者，其處理時限為七日，因案情複雜致未能在規定期限辦結者，可簽由機關首長核准得以專案處理，期限為一個月。

（五）訴願案件：依「訴願法」之規定辦理。

  　　　　　前項各款處理速別與公文性質不符者，得由本府收文單位之主管或業務單位之課隊長以上之人員核定後，調整來文處理速別。

前項各款規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外，均扣除假日計算。

四、各類公文處理時限之計算標準，依行政院頒「文書處理手冊」第八十一項各款規定辦理（如附表一）

五、承辦人員應確實遵守公文處理所定期限，案件經詳細檢討，預計不能依限辦結，且符合展期申請單之各項展期原因者，承辦人應依左列規定辦理展期：

  （一）展期次數以二次為限，每次展期不得超過十日，由各單位主管核准。

  （二）因情形特殊且須為第三次以上展期或無法於三十日內辦結者，得申請改為專案管制案件，簽經本府主任秘書（或以上之長官）核准，並會本府計畫室列入管制。

  （三）限期案件辦理展期前，應先行協調通知來文機關。

  （四）人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件之展期，依各該相關規定辦理之。

  （五）展期申請單（如附表二）應併同公文陳核，日後應附於文案卷歸檔，並影印一份送單位收發建立專卷，以備查考。

六、專案管制規定如下：

（一）凡涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之複雜案件，應申請為專案管制案件，惟最長處理時限不得超過四個月。人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件不得申請改為專案管制案件。

（二）申請改為專案管制案件，應填具「專案管制案件申請單」（如附表三）及「專案管制案件預定進度表」（如附表四），擬定預定完成時間，敘明理由，由單位主管詳實審核，簽會本府計畫室，經本府主任秘書（或以上長官）核准後，列入管制。

 （三）如超過預定完成時間且不可歸責於承辦單位者，仍應申請專案管制案件展期。

 （四）專案管制案件申請單應併同公文陳核，日後應附於文案卷歸檔，並影印二份，一份併公文影本送計畫室登錄列管，另一份送單位收發建立專卷，以備查考。

七、文書稽催以業務執行單位主動導正為主，研考單位查催處理為輔。各單位應指派專人負責辦理文書稽催。

八、公文查催之範圍包括，承辦人間、單位與單位間及上陳公文流程之查催。計畫室、政風室檢查、蒐集或調卷所需資料，各單位應予以協助。

九、下列各款文件，不辦理查催：

    絕對機密、極機密、機密、密之案件。

    各單位內部之便箋通知。

    各項辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品。

十、各級人員公文查催程序及處理方式規定如左：

  （一）單位主管：

        監督單位收發人員辦理公文登錄、查催；對單位收發人員反映承辦人員逾期案件未辦理展期者，應即妥適處理。

        屬員差假時之公文處理，應依下列規定：

（１）職務代理人應實際代理其處理公文，因特殊情形，無法代為處理時，應責由主辦課隊長（或指定人員）負責處理。

（２）職務代理人或其直屬主管，均因差假不能處理公文時，應由局室主管或其代理人，作適當處理。

   （３）承辦案件久未清結者之差假，應責成清理後始得准假。

   （４）屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦結或確實移交。如疏於督查致有延誤時，應負共同責任。

  （二）承辦人員：

        經辦文件應依限辦出，必須展期時，應報請權責主管核准；因情形特殊且屬不可歸責承辦單位因素，仍無法於三十日內辦結者，得申請改為專案管制案件。

        對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦，如查催發生困難時，應即簽報。

  （三）單位收發人員：

      １．應確實將本單位公文流程登錄於電腦公文管理系統，每日列印本單位「展期催辦單」二份（如附表五），一份送交單位主管核閱，一份送承辦人適時提醒其注意，如無法於限辦日期前辦結者，請其辦理展期申請。

      ２．協助計畫室定期或不定期檢查及調閱有關資料。配合計畫室辦理個案分析之需要，協助提供相關之資料。建立查催資料之專卷或專檔，以備查考。

  （四）研考人員或指定人員：

      １．協調解決有關查催作業共同性問題，並檢討查催作業缺失，必要時得進行實地抽查。

      ２．協助輔導單位收發人員有關公文時效管理之相關問題。

　    ３．辦理專案管制案件之列管。

十一、本府計畫室每月應製作上月份各類公文處理表報（如附表六〡十一），按月提報本府主管會報，並於每月十五日前依行政院規定格式陳報行政院研考會核備。

十二、本府計畫室每月對逾處理時限三十天以上公文，進行個案分析各階段處理時間並填具逾處理期限三十天以上公文延誤情形檢查表（如附表十二│十三），由公文承辦人員五日內申復理由，經單位主管核閱後，建議責任歸屬，陳報縣長核處。

    前項公文處理人員之懲處，依本府公文處理時限暨逾限懲處標準表（如附表十四）之規定辦理。

十三、檢核作業依左列規定辦理：

    計畫室應組成公文檢核小組，定期辦理公文品質檢核。

    公文檢核小組置委員五人，由主任秘書或指定核稿秘書擔任召集人，其餘委員由行政室、人事室、計畫室及其他單位人員組成。

    公文檢核以每年辦理一次為原則，必要時得半年辦理一次，由公文檢核小組委員，就各單位收發作業及發文結案案件抽樣檢核，其檢核項目及評分標準如（附表十五）。

    檢核之抽樣件數依各該單位最近半年（半年檢查一次時則為三個月）平均發文件數之百分之一為計算原則，如件數為十件以下者，全數抽查，十件以上未滿二十件者抽查十件，二十件以上者抽查二十件。

    公文檢核小組委員對於本單位之檢核應予迴避。

十四、獎懲規定如下：

    公文檢核平均成績九十五分以上列為特優，九十分至九十四分者列為優等，八十分至八十九分者列為甲等，七十分至七十九分者列為乙等，六十分至六十九分者列為丙等，五十九分以下列為丁等。

    檢核成績列為特優之單位，獎勵為記功一次；檢核成績列為優等之單位，獎勵為嘉獎二次；檢核成績列為甲等之單位，獎勵為嘉獎一次；檢核成績列為乙、丙等之單位，不予獎勵；檢核成績列為丁等之單位，應予申誡處分；檢核成績未滿五十分之單位，應予記過一次處分。以上獎懲對象以單位主管為原則。

    公文處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致人民權益受損或影響本府行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，簽請議處。

十五、本要點未規定者依相關法令規定辦理，如有未盡事宜得隨時修訂之。

十六、本縣各鄉鎮市公所得依機關特性自行訂定相關規定，作為文書處理之準據。

十七、本要點經主管會議決議後函頒實施。